Millainen on hyvä ovitarjouspyyntö?
___________
Ovivalmistajan näkökulmasta hyvä ovitarjouspyyntö alkaa jo paljon ennen varsinaista tarjouspyyntövaihetta. Tarjouslaskennan pohjana ovat usein arkkitehdin suunnitelmat, ovikaaviot, oviluettelot, rakennusselosteet ja muut hankkeen lähtötiedot.
Kun nämä muodostavat keskenään selkeän kokonaisuuden, tarjouslaskenta voidaan aloittaa sujuvasti ja tarjouksen sisältö voidaan määritellä mahdollisimman tarkasti.
Ovitarjouksen laatija kuulee usein lisätarkennuksia selvittäessään tarjouspyyntövaiheessa, että edetään ovisuunnitelman mukaisesti. Siksi mahdolliset erityisratkaisut, tekniset tarkennukset ja määrittelyjen perusteet kannattaa käydä läpi jo suunnitteluvaiheessa.
Näin voidaan varmistaa, että ovi täyttää kohteen todelliset vaatimukset ilman, että sitä määritellään tarpeettoman vaativaksi tai alimitoitetaan.
_______
Tarjouslaskija tarvitsee ennen kaikkea selkeän kokonaisuuden
Ovikaavioiden ja -luetteloiden esitystavat vaihtelevat suunnittelutoimistoittain. Yhtä oikeaa tapaa tehdä dokumentteja ei ole.
Tarjouslaskennan kannalta olennaisinta on, että tarvittavat lähtötiedot löytyvät, ovat ajantasaisia ja muodostavat keskenään johdonmukaisen kokonaisuuden.
Hyvä dokumentaatio ei tarkoita, että kaikki tieto pitää mahduttaa yhteen dokumenttiin. Yksi dokumentti, johon on koottu paljon erilaista tietoa, voi tehdä olennaisten asioiden löytämisestä vaikeaa – etenkin jos mukana on myös tarjouslaskennan kannalta epäolennaista tietoa. Olennaisempaa on, että tarvittava tieto on selkeästi jäsenneltyä ja helposti löydettävissä ja että eri dokumentit täydentävät toisiaan.
___________
Hyvä tarjouspyyntö alkaa laadukkaasta suunnittelutyöstä ja asiantuntevasta ovimäärittelystä
Hyvän tarjouspyyntömateriaalin pohja syntyy jo suunnitteluvaiheessa. Kun oven käyttötarkoitus, kohteen vaatimukset ja tarvittavat ratkaisut on käyty riittävän ajoissa läpi, on rakennusliikkeen tarjouspyyntö myöhemmin suoraviivainen muodostaa ja lähettää ovitoimittajalle.
Suunnittelijan ja oviasiantuntijan välinen yhteistyö on tässä tärkeässä roolissa. Kun suunnittelija on yhteydessä oviasiantuntijaan jo suunnitteluvaiheessa, voidaan yhdessä varmistaa, että ovimäärittelyssä on huomioitu kohteen vaatimukset ja että mahdolliset erityisratkaisut on tunnistettu ajoissa.
Samalla voidaan arvioida, onko suunniteltu ratkaisu kohteen kannalta tarkoituksenmukainen. Ovi on tärkeää mitoittaa ja määritellä niin, että se täyttää sille asetetut vaatimukset, mutta sitä ei myöskään määritellä tarpeettoman vaativaksi.
Kun ovimäärittely on tehty huolellisesti jo suunnitteluvaiheessa, rakennusliikkeen tehtävä tarjouspyyntövaiheessa on lähtökohtaisesti pyytää tarjous suunnitelmien mukaisesta kokonaisuudesta. Tarjousvaiheessa ei yleensä ole tarkoituksenmukaista lähteä muuttamaan jo tehtyä ovimäärittelyä, vaan mahdolliset tarkennukset ja ratkaisut on hyvä selvittää jo ennen tarjouspyyntöä.
Hyvin tehty suunnittelutyö vähentää tarvetta selvittää asioita uudelleen tarjouspyyntövaiheessa. Kun suunnitelmat ovat riittävän kattavat, ajantasaiset ja keskenään linjassa, rakennusliikkeen on helppo muodostaa niiden pohjalta tarjouspyyntö ja toimittaa tarvittava aineisto ovitoimittajalle.
Kaikkia teknisiä yksityiskohtia ei kuitenkaan tarvitse määritellä suunnitteluvaiheessa valmiiksi asti.
Olennaisinta on tunnistaa oven käyttötarkoitus ja sille asetetut vaatimukset sekä tuoda mahdolliset erityistarpeet esiin riittävän ajoissa.
_______
Mitä tapahtuu, jos tiedoissa on puutteita?
Tarjouslaskennassa suunnitelmia verrataan toisiinsa ja tarkastellaan, vastaavatko niissä esitetyt ratkaisut toisiaan.
Jos esimerkiksi ovikaavion, oviluettelon ja rakennusselosteen tiedot poikkeavat toisistaan, tarjouslaskija joutuu selvittämään, mikä tieto on voimassa.
Myös epäselvä tai puuttuva tieto voi johtaa lisäkysymyksiin. Tämä ei välttämättä estä tarjouksen tekemistä, mutta se voi hidastaa laskentaa ja vaikeuttaa sisällön, sekä hinnan määrittämistä.
Siksi erityisesti muuttuvissa hankkeissa on tärkeää, että tarjouspyynnön mukana toimitetaan mahdollisimman ajantasainen suunnitteluaineisto.
_______
Kaikkea ei tarvitse olla päätetty ennen tarjouspyyntöä
Hyvä tarjouspyyntö ei tarkoita sitä, että jokainen oven tekninen yksityiskohta pitäisi olla lopullisesti ratkaistu ennen yhteydenottoa ovivalmistajaan.
Suunnitteluvaiheessa voidaan tunnistaa oven käyttötarkoitus ja kohteen vaatimukset, ja teknisiä toteutusvaihtoehtoja voidaan tarvittaessa tarkastella yhdessä oviasiantuntijan kanssa.
Kun mahdolliset erityisratkaisut tunnistetaan jo ennen tarjouspyyntöä, niiden vaikutuksia voidaan arvioida ajoissa ja tarvittavat ratkaisut voidaan ottaa huomioon ovimäärittelyssä.
_______
Ovivalmistaja kannattaa ottaa mukaan jo ennen tarjouspyyntöä
Ovivalmistajan kanssa voidaan keskustella ratkaisuista jo ennen varsinaista tarjouspyyntöä.
Ennakkotarjouslaskennan avulla voidaan esimerkiksi tarkastella, millainen vaikutus tietyillä ratkaisuilla on kokonaisuuteen ja mitä vaihtoehtoja kohteeseen on mahdollista toteuttaa.
Tällöin suunnitteluvaiheessa voidaan tarkentaa ratkaisuja ennen kuin ovimäärittely ja muu suunnittelu etenevät pidemmälle. Tämä on hyödyllistä erityisesti silloin, kun kohteessa on paljon erilaisia ovityyppejä tai teknisesti vaativia ratkaisuja.
_______
Ovivalmistaja tarkentaa ja hinnoittelee suunnitellun ratkaisun
Tarjouslaskennassa lähtökohtana ovat kohteen suunnitelmat ja niissä määritellyt tarpeet.
Ovivalmistaja tarkastelee niiden perusteella, millainen oviratkaisu suunnitelmien mukaisesti tarjotaan ja mitä sen toteutus edellyttää.
Jos suunnitelmissa on määritelty vakiotuote, tarjous voidaan laskea sen mukaisesti. Jos kohteessa on erityisiä ratkaisuja tai suunnitelmissa on kohtia, jotka vaativat tarkennusta, ovivalmistaja voi nostaa ne esiin tarjousvaiheessa.
Tarjousvaiheessa lähtökohtana on kuitenkin yleensä suunnitelmien mukainen oviratkaisu. Siksi mahdolliset vaihtoehdot ja tekniset tarkennukset on hyvä käydä läpi jo suunnitteluvaiheessa, jolloin niihin voidaan vielä aidosti vaikuttaa.
_______
Kun suunnitelmat muuttuvat
Rakennushankkeen suunnitelmat elävät usein tarjousvaiheen aikana.
Muutoksia voi tulla esimerkiksi ovien määrään, materiaaliin, käyttötarkoitukseen, mitoitukseen tai muihin toteutukseen vaikuttaviin lähtötietoihin.
Tällöin myös tarjouslaskennan pohjana olevan aineiston on pysyttävä ajan tasalla.
Jos tarjouspyynnön jälkeen suunnitelmiin tulee olennaisia muutoksia, on hyvä varmistaa, että muutokset välittyvät myös ovivalmistajalle. Näin tarjous voidaan tarvittaessa päivittää vastaamaan muuttunutta suunnitelmaa.
_______
Hyvä tarjouspyyntö säästää aikaa myös hankkeen myöhemmissä vaiheissa
Kun tarjous perustuu selkeisiin ja ajantasaisiin lähtötietoihin, myös tilausvaiheeseen voidaan siirtyä sujuvammin.
Tarjouksen yhteydessä tehdyt määrittelyt ja tarkennukset muodostavat pohjaa myöhemmälle tilaukselle ja tuotannolle. Kun tarvittavat tiedot ovat jo olemassa, samoja asioita ei tarvitse aloittaa uudelleen alusta.
Hyvä tarjousvaihe ei siis palvele ainoastaan hinnan laskemista. Se auttaa muodostamaan yhteisen käsityksen siitä, mitä kohteeseen ollaan tilaamassa.
_______
Hyvä tarjouspyyntö on selkeä ja ytimekäs
Tarjouspyynnön onnistumista ei ratkaise dokumenttien määrä. Olennaisempaa on, että ovivalmistajalla on käytössään riittävät lähtötiedot ja että niiden perusteella voidaan ymmärtää, mitä kohteessa tarvitaan.
Myös tarjousten selkeyteen on Dovialla panostettu. Tarjouksen ei tarvitse olla monta sivua pitkä ollakseen kattava. Tavoitteena on esittää tilaajan kannalta olennainen tieto mahdollisimman selkeästi ja ytimekkäästi, jotta tarjouksesta on helppo hahmottaa kokonaisuus ja sen sisältö.
Kun oviasiantuntija on mukana jo suunnitteluvaiheessa, voidaan tarvittavat lähtötiedot ja mahdolliset erityisratkaisut käydä läpi hyvissä ajoin. Näin rakennusliikkeelle muodostuu selkeä pohja tarjouspyynnölle ja ovivalmistajalle riittävät tiedot tarjouksen laatimiseen.
Hyvä ovitarjouspyyntö antaa ovivalmistajalle riittävät lähtötiedot, joiden pohjalta suunnitelmien mukainen oviratkaisu voidaan tarjota selkeästi ja tarkasti.
Kun ovimäärittely tehdään kerralla huolellisesti, säästetään aikaa ja vältetään turhaa selvitystyötä hankkeen myöhemmissä vaiheissa.
_______
Ovivalmistajan näkökulmasta onnistunut tarjouspyyntömateriaali syntyy yhteistyöllä
Onnistunut ovitarjouspyyntö on huolellisen suunnittelun ja oikea-aikaisen yhteistyön tulos. Kun ovien käyttötarkoitukset, tekniset vaatimukset ja tarvittavat ratkaisut käydään läpi jo suunnitteluvaiheessa, tarjouspyynnön laatiminen helpottuu ja tarjous voidaan laskea luotettavien lähtötietojen pohjalta.
Ota Dovian oviasiantuntija mukaan jo suunnitteluvaiheessa. Käydään yhdessä läpi kohteen vaatimukset ja varmistetaan, että ovimäärittelylle ja tarjouspyynnölle on hyvät lähtökohdat.
Onko kohteesi ovien suunnittelu käynnissä? Ota yhteyttä oviasiantuntijaan.
Autamme löytämään kohteeseesi sopivat oviratkaisut.
Puhelin +358 (0)40 0191 292
Sähköposti myynti@dovia.fi
Toimipiste, tuotanto, suunnittelu
Katsastajankatu 14, 15800 Lahtiöytämään